Constitution

CSSR constitution

Article 1. Name

The society shall be called the Canadian Society for the Study of Rhetoric/La Sociéte Canadienne pour l’Étude de la Rhétorique.

Article 2. Purpose

The purpose of this Society shall be to promote the study of the theory and practice of rhetoric in all periods and languages, and its relationships with poetics, philosophy, politics, religion, law, and other aspects of the cultural context. The official languages of the Society shall be French and English.

Constitution de la SCÉR

Article 1. Nom

Le nom de la société est Canadian Society for the Study of Rhetoric/Société canadienne pour l’étude de la rhétorique.

Article 2. But

Le but de la société est de promouvoir l’étude de la rhétorique, de sa pratique comme de sa théorie. Il s’agit d’étudier les rapports qu’entretient la rhétorique avec la poésie, la philosophie, la politique, la religion, le droit et d’examiner sa place dans le champ culturel, à toutes les époques et dans toutes les langues. Les langues officielles de la société sont l’anglais et le français.

Article 3. Membership

3.1 The following may become members of this society: persons involved in the teaching of and research in aspects of rhetoric or any other person subscribing to the aims and purpose of this society.

3.2 Membership shall be renewed annually and shall follow upon receipt of a properly completed application and payment of annual dues.

3.3 The personal liability of all members is limited to the amount of their annual subscription, which amount shall be set at a meeting of the general membership.

3.4 Members shall be eligible to vote at the Annual General Meeting. If a paid-up member attending the conference cannot attend the meeting, he/she may authorize a proxy vote. Authorization of the substitution must be confirmed by consultation with a member of the Executive Committee.

Article 3. Membres

Pour devenir membre de la société, il convient de remplir les conditions suivantes :

3.1. Peut devenir membre de la société toute personne engagée dans l’enseignement et la recherche de l’une ou l’autre des branches de la rhétorique ou toute personne qui souscrit aux buts et objectifs de la société.

3.2. Les membres doivent renouveler leur adhésion chaque année en remplissant une demande d’adhésion et en payant la cotisation requise.

3.3. La responsabilité personnelle des membres se limite au versement de leur cotisation, dont le montant est fixé par l’assemblée générale des membres.

3.4. Tous les membres peuvent voter à l’Assemblée générale annuelle. Si un membre qui a payé sa cotisation assiste au congrès annuel sans pouvoir assister à l’assemblée, il/elle peut déléguer son vote par procuration. Laquelle doit faire l’objet d’une confirmation auprès d’un membre du comité de direction.

Article 4. Governance

Article 4.1. Executive Committee

4.1.1. There shall be an Executive Committee of the Society which shall, subject to the plenary power of the general meeting of members, manage the affairs of the Society between meetings of members.

4.1.2 The membership of the Executive Committee shall consist of the President, the Past President, the Vice-President, the Secretary-Treasurer, and a Member-at-Large.

4.1.2.1. The President shall serve for a term of two years and shall normally assume office by virtue of having served a two-year term as Vice-President. Upon completion of his/her term as President, he/she will serve two years as Past President.

4.1.2.2. The President shall preside at all meetings of the society, and represent its interests in the academic community. In consultation with the Executive Committee and the Advisory Board, the President shall arrange the program for the annual conference and meeting of members. In consultation with the Secretary-Treasurer, the President shall determine the agenda for the Annual General Meeting.

4.1.2.3. The Past President shall be the retiring president and shall serve a term of two years. He/she shall have the duty of editing Rhetor, the journal of the society, which will be issued every two years, and of being a resource person for the new president. He/she shall have no voting powers on the Executive Committee.

4.1.2.4. The Vice-President shall normally assume office by virtue of having served a two-year term as Secretary-Treasurer. He/she will then serve two years as President and another two years as Past President.

4.1.2.5. The Vice-President shall perform the functions of the President in the absence or incapacity of that officer. He/she, as needed, shall undertake initiatives to publicize the society and to recruit new members, and shall send such materials as a poster, brochure, and call for papers to people who may be interested in the affairs of the society.

4.1.2.6. The Secretary-Treasurer shall be elected at the Annual General Meeting for an eight-year term, which shall begin with a two-year term as Secretary-Treasurer. Upon completion of the term, the Secretary-Treasurer will normally assume the functions of the Vice-President. He/she shall manage the finances of the society, keep the books and membership lists, and record the minutes of meetings for the Executive Committee and the members. He/she shall present a financial statement at the Annual General Meeting.

4.1.2.7 The Member-at-Large shall be elected at the Annual General Meeting for a term of one year. He or she shall perform duties as directed by the Executive.

Article 4.2. Advisory and Nomination Committees (Membership)

4.2.1 The Advisory Committee shall consist of five persons, two of whom shall be elected for a two-year term at the Annual General Meeting, and two of whom shall be completing their two year term. The fifth person shall be a graduate student elected at the Annual General Meeting for a one-year term. These members should represent as equitably as possible the various fields contributing to the study of rhetoric and at least one member shall be francophone or bilingual. This committee shall assist the President in determining the program for the annual conference by vetting the proposals of those wishing to present papers at the conference.

4.2.2. The Nomination Committee shall consist normally of the Executive Committee. The society will attempt to fulfill its bilingual imperative by continuing to assure that a francophone or bilingual member is on the Executive if at all possible.

Article 4.3. Nomination Procedure

4.3.1.The Nominating Committee shall solicit suggestions from the membership for nominees to the positions of Secretary-Treasurer, of Member-at-Large, and to membership on the Advisory Committee. The President of the society shall serve as the chair of all meetings of the nominating committee. The committee will secure the agreement to stand of all nominated candidates and shall prepare a report for presentation to the AGM.

4.3.2.Nominations from the floor of the AGM shall be considered constitutional if the nominee is present and agrees to stand or has made known that he/she would agree to stand.

Article 4. Direction

4.1. Comité de direction

4.1.1. Un comité de direction relevant de l’autorité suprême de l’assemblée générale des membres dirige les affaires de la société entre les réunions de ladite assemblée générale.

4.1.2 Le comité de direction se compose des membres suivants: le président, l’ancien président, le vice-président, le secrétaire trésorier, et un conseiller.

4.1.2.1. Le président remplit un mandat de deux ans. Son mandat est normalement consécutif à un mandat de deux ans à la vice-présidence. À la fin de son mandat comme président, il/elle servira comme ancien président pendant deux ans.

4.1.2.2. Le président préside les réunions de la société et représente les intérêts de la société au sein de la communauté académique. Il prépare, en consultation avec le vice-président et le comité de consultation, le programme du congrès annuel et celui de l’assemblée générale des membres. Le président détermine également l’ordre du jour de l’assemblée générale des membres, en consultation avec le secrétaire trésorier.

4.1.2.3. L’ancien président est le président sortant et remplit un mandat de deux ans. Il a pour tâche de veiller à la publication de Rhetor, la revue de la société qui paraît tous les deux ans. Il s’attache également à servir comme personne ressource auprès du nouveau président. Il n’a pas le droit de vote au comité de direction.

4.1.2.4. Le vice-président prend normalement ses fonctions après avoir rempli un mandat de deux ans comme secrétaire trésorier. Il/elle remplit ensuite un mandat de deux ans comme président puis un autre mandat de deux ans comme ancien président.

4.1.2.5. Le vice-président assume les tâches du président en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier. Le cas échéant, il/elle prend l’initiative de promouvoir la société, de recruter les nouveaux membres, et d’envoyer les informations (posters, prospectus, appels à communications,…), aux personnes susceptibles de s’intéresser aux affaires de la société.

4.1.2.6. En conséquence de quoi le secrétaire-trésorier est élu lors de l’assemblée générale annuelle pour un mandat de huit ans, commençant avec un mandat de deux ans comme secrétaire trésorier. À la fin de son premier mandat, le secrétaire trésorier assume normalement les fonctions du vice-président. Sa tâche consiste à gérer les fonds de la société, à tenir à jour les livres de comptes et les listes de membres; à dresser les procès-verbaux des réunions pour le comité de direction et les membres. Il est chargé de présenter l’état des finances à l’assemblée générale annuelle.

4.1.2.7. Le conseiller est élu lors de l’assemblée générale annuelle pour un mandat d’un an. Il/elle travaillera selon les besoins du comité de direction.

Article 4.2. Comité de consultation et de mises en candidature

4.2.1. Le comité de consultation se compose de cinq membres, deux étant élus pour un mandat de deux ans à l’assemblée générale annuelle, et deux poursuivant leur mandat de deux ans. La cinquième personne est un étudiant de deuxième ou troisième cycle élu lors de l’assemblée générale annuelle pour un mandat d’un an. Ces membres doivent représenter, aussi équitablement que possible, les divers champs qui composent l’étude de la rhétorique. Il doit y avoir au moins un membre francophone ou bilingue. Ce comité aide le Président à déterminer le programme pour l’assemblée générale annuelle en approuvant les propositions de communication pour le congrès.

4.2.2. Le comité de mise en candidature se compose normalement du comité de direction. La société essayera de remplir son impératif bilingue en s’assurant qu’un membre francophone ou bilingue fasse partie du comité, autant que faire se peut.

Article 4.3. Procédure de mise en candidature

4.3.1. Le comité de mise en candidature sollicite des suggestions de candidature pour les postes de secrétaire-trésorier, de conseiller, et pour le comité de consultation. Le Président de la société présidera toutes les réunions du comité de mise en candidature. Le comité doit obtenir l’accord de tous les candidats proposés et doit préparer un rapport qui sera présenté à l’assemblée générale.

4.3.2. Les nominations venant des membres présents à l’assemblée générale seront recevables à condition que la personne proposée soit présente et consente à la nomination dont elle fait l’objet, ou qu’elle ait fait part de son intention de se présenter à un poste.

Article 5. Committees and Appointments

5.1 The Executive Committee and any general meeting of members are each empowered to establish from time to time such committees as may be deemed advisable and to appoint the membership thereof.

5.2 Local Liaison Representatives for future conferences will be decided at the Annual General Meetings. They have the responsibility of participating in the organization meetings of the Congress of the Canadian Federation of Social Sciences and Humanities for the following year. Normally, the local representative is nominated for a term of one year. Ideally these positions would be arranged for the following three years. The President will ask for volunteers for this duty, preferably residents of the city/cities chosen for the next conference(s), from the members present at the Annual General Meeting. If more than one person volunteers, one will be chosen by consensus at the meeting. If no local resident for the year immediately following is present, the President will research the general membership list for a representative or will consult the Congress Administrative Officer and Registrar and will, in consultation with the Executive, appoint a suitable substitute. Should neither of these measures succeed in securing a Local Liaison Representative, the President will assume that duty.

5.3 The Webmaster shall be appointed as needed, the term of the position being decided by the person who volunteers for and assumes that duty.

Article 5. Comités et postes

5.1. Le comité de direction et l’assemblée générale des membres ont le pouvoir de créer sporadiquement des comités, lorsqu’ils le jugent nécessaire, et d’en nommer les membres.

5.2. Les représentants locaux pour les congrès futurs sont désignés aux assemblées générales annuelles. Ils sont chargés de participer aux réunions d’organisation du Congrès de la Fédération Canadienne des Sciences Sociales et Humaines de l’année suivante. Normalement, le représentant local est nommé pour un mandat d’un an. L’idéal serait de combler ces postes pour les trois années à venir. Le Président sollicite des volontaires pour cette tâche, de préférence des résidents de la ville choisie/des villes choisies pour la prochaine conférence/les prochaines conférences, parmi les membres présents à l’assemblée générale annuelle. Si plus d’une personne se propose pour cette tâche, une d’elle sera choisie par consensus à la réunion. Si aucun résident pour l’année suivante n’est présent, le Président cherchera un représentant en consultant la liste générale des membres ou consultera l’Officier Administratif et Secrétaire Générale du Congrès et, en consultation avec le comité de direction, nommera un remplaçant apte au poste. Si aucune de ces mesures n’aboutit à nommer un représentant local, le Président assumera ce rôle.

5.3. Le webmestre est nommé lorsque c’est nécessaire, le mandat du poste est décidé par la personne qui se porte volontaire pour assumer ce rôle.

Article 6. Meetings of Members

6.1. There normally shall be an annual conference.

6.2. The date and the place of the conference will be decided at the Annual General Meeting.

6.3. The general meeting, usually to take place concurrently with the annual conference of the society, shall be held once a year. A general meeting may also be called by a decision of the Executive Committee, or upon the request of at least 25% of the membership, but no meeting may be held unless all the members receive at least six weeks’ notice.

6.4. The agenda for meetings of members shall be distributed to the Executive Committee before the Annual General Meeting.

6.5. A quorum for meetings of members shall be 25% of the members attending the annual conference.

6.6. The procedures of Robert’s Rules of Order will be used to conduct annual general meetings.

6.7. Minutes shall be kept of all general meetings.

6.8 Online voting: For  matters arising during the period between two Annual General Meetings and requiring that a decision be made before the AGM can be held, a vote shall be conducted by email by the President. An email vote or ballot can also be conducted for matters raised at the AGM and needing further discussion, in which case the AGM will direct the President to conduct such a vote. The question shall be put to the membership at least one week before the vote, and a reminder shall be sent two days before the vote. The President shall be responsible for counting the votes. A quorum  of 25% of the membership is required.

Article 6. Réunions des membres

6.1. Il y aura normalement un congrès annuel.

6.2. La date et le lieu de ce congrès sont décidés lors de l’assemblée générale annuelle.

6.3. L’assemblée générale des membres a lieu une fois par an et coïncide habituellement avec le congrès annuel. Une assemblée générale peut également être convoquée par une résolution du comité de direction ou à la suite d’une requête d’un moins 25 % des membres. Cependant, aucune assemblée générale ne peut être tenue à moins que tous les membres aient été avisés au moins six (6) semaines à l’avance.

6.4. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit être distribué aux membres avant la tenue de l’assemblée.

6.5. Le quorum de l’assemblée générale des membres est fixé à 25 % des membres présents au congrès annuel.

6.6. Le code de procédures Robert’s Rules of Order prévaut lors des assemblées générales.

6.7. Toutes les assemblées générales doivent faire l’objet d’un procès-verbal.

6.8. Vote en ligne: pour les questions qui surviendraient entre deux assemblées générales et qui nécessiteraient une décision avant qu’une nouvelle AG soit tenue, un vote par email peut être organisé par le Président. Un vote par email ou une consultation peuvent également être organisés pour des questions soulevées à l’AG qui nécessiteraient de plus amples discussions. Dans un tel cas, l’AG mandate le Président pour qu’il mette en place le vote. La question doit être soumise aux membres au moins une semaine avant le vote, et un rappel doit être envoyé une deux jours avant le vote. Le Président est responsable du comptage des votes. Un quorum de 25% des membres est requis.

Article 7. Amendment of the Constitution

The constitution may be amended by two-thirds of the members present and voting at the Annual General Meeting. The minimum six weeks written notice shall apply and members will be given six weeks to submit responses before the vote at the meeting.

Article 7. Modification des statuts

Les statuts peuvent être amendés par deux tiers des votes exprimés par les membres présents à l’assemblée générale ou par les deux tiers des votes exprimés par les membres lors d’un scrutin postal. Dans les deux cas, la règle de l’avis écrit minimum de six (6) semaines s’applique, et les membres ont six semaines (6) pour retourner leur bulletin de vote.


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